Outlook Vorteile - der bewährte E-Mail Service von Microsoft

Microsoft ist bekannt für die Vielzahl seiner Softwares. Viele dieser Softwares haben sich über die Jahre hinweg in der Gesellschaft und im Berufsleben, ergo sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Gebrauch, als überaus bewährt erwiesen. Auch ein E-Mail-Client lässt sich im Portfolio Microsofts finden. Unter dem Namen Outlook erreichte dieser über die Jahrzehnte hinweg auf Grund der Outllok Vorteile große Beliebtheit und ist mittlerweile in fast jedem Büro in den standardisierten Anwendungen auf den Arbeitsrechnern zu finden.

Outlook kann durch die starke Integration in Microsoft Office als ein Teil der Office-Familie angesehen werden. Zudem lässt sich das Programm auch das PIM mit dieser zusammen erworben werden. Die Funktionsweise von Outlook ist überaus innovativ. Das Programm speichert einzelne E-Mails inklusive der Anhänge und Termine im unverschlüsselten und nicht komprimierten Containerformat. Die gesamten Mittteilungen, die neben E-Mails auch den persönlichen Kalender sowie Kontakte umfassen, legt die Software in sogenannten Personal Store Dateien an. Bis 2002, so muss man erwähnen, waren diese auf 2 GB begrenzt. Seit Outlook 2003 kann die Datei aber in einem Unicode-Format gespeichert werden. Die Speicherung in diesem Format ermöglicht es, die Größe der Dateien unbegrenzt zu machen. Der Versand der E-Mails durch Outlook ist, ähnlich wie Unified Messaging Funktionen wie Fax- und SMS-Versand, sowohl zentral über einen Microsoft Exchange Server als auch über Online-Provider und Stand-alone möglich.

Vorteile von Outlook: Was kann Outlook 2016?

Outlook bietet seinem Kunden einen großen Leistungsumfang. Es unterstützt die Verwaltung mehrerer E-Mail Konten über eine zentral organisierte Oberfläche. Zusätzlich lässt sich Outlook nicht nur auf dem Rechner verwenden, sondern auch mit dem eigenen Smartphone synchronisieren, sodass der Nutzer nicht an seinen Arbeitsplatz bei der Organisation seiner Termine und E-Mails gebunden ist, sondern auch unterwegs sowohl Termine eintragen als auch E-Mails verfassen und abrufen kann.

Der Leistungsumfang und damit die Outllok Vorteile umfasst aber nicht nur das Schreiben und Empfangen von Mails. Outlook zeichnet sich durch sein breites Spektrum an Funktionsmöglichkeiten und damit Outlook Vorteilen aus, die unter anderem folgende Punkte umfassen:

• Terminkalender
  • Outlook erinnert Sie stets an Ihre Termine und Besprechungen, damit Sie diese nie wieder vergessen
• Adressbuch
  • Erstellen Sie Kontakte mit persönlichen Informationen wie Bild, Geburtstag und Adressen
• Aufgaben
  • Strukturieren Sie ausstehende Aufgaben im Arbeitsalltag übersichtlich und setzen Sie Deadlines, an die Sie Outlook erinnern darf
• Personalisierte E-Mails
  • Outlook erlaubt es Ihnen, Ihre E-Mails möglichst persönlich zu gestalten. Das bedeutet, dass Sie sich Ihre eigene Signatur mit standardisiertem Text und Foto erstellen können, die automatisch an das Ende einer jeden E-Mail angefügt werden.

Microsoft setzt darauf, dass die Software Outlook gut mit den Microsoft Exchange Servern zusammenarbeiten kann. Die Integration des Programmes in den Exchange-Server wurde hierbei innovativ gelöst. Der Nutzer muss keinen großen Konfigurationsaufwand aufbringen und die Einrichtung des persönlichen E-Mail-Postfaches ist einfach nachzuvollziehen. Dies bietet nicht nur einen Vorteil für Nutzer, die möglicherweise weniger vertraut mit Informatik sind, sondern erleichtert auch die Arbeit der Administratoren eines Unternehmens, die in der IT-Abteilung arbeiten.

Outlook passt zudem mit dem Active Directory zusammen. Wenn ein Unternehmen mit diesem arbeitet, werden bei der Anmeldung in Outlook die Daten des Nutzers an das Verzeichnis vermittelt. Dort werden sie gespeichert, was die Konsequenz hat, dass sich ein Endanwender nur ein einziges Mal authentifizieren braucht und der Anmeldungsprozess anschließend automatisiert ist.

Weitere Vorteile von Outllok: Zudem ist Outlook auf fast allen Geräten verfügbar. Eine Synchronisation zwischen Outlook und Personal Digital Assistants oder auch Smartphones ist selten nicht möglich. Sogar Anwendungen von Drittherstellern wie Blackberry können mit Outlook kommunizieren. Zusätzlich lässt sich beispielsweise auch Skype in Outlook integrieren. Outlook lässt sich hierbei beinahe unendlich erweitern und ist kombinierbar mit beinahe allen Desktop-Anwendungen.

Das Senden von E-Mails sollte eine Standardfunktion von einem E-Mail-Client sein. Doch Outlook revolutioniert das Senden von Mails. Besonders für Unternehmen eignet sich die Funktion des Abwesenheitsnotizes. So kann man veranlassen, dass das Programm automatisch eine Mail an interne und externe Empfänger verschickt, sobald von diesem eine Nachricht in Ihrem Postfach eintrifft. Besonders in Geschäftsbeziehungen eignet sich diese Funktion, da dem Kunden unverzüglich Informationen über die Abwesenheit, mögliche Wartezeit auf eine Rückmeldung oder alternative Meldestellen gegeben werden kann.

Ein weiterer großer Vorteil von Outlook ist, dass Termine und archivierte E-Mails auch ohne Internetzugriff abgerufen werden können. So können Sie immer und überall auf wichtige Informationen zugreifen. Outlook dient also nicht nur als Sammelstation für Ihre E-Mails, sondern kann vielmehr als Organizer für das Büro oder die Privatperson angesehen werden.

Zwar erfreut sich Outlook großer Beliebtheit, doch steht das Programm in stetigen Konkurrenzkampf mit anderen Clients. Einer dieser Clients ist unter anderem Mozilla Thunderbird. Der Vergleich von diesen beiden Programmen fällt häufig, wenn es um die Suche nach einem geeigneten E-Mail Programm geht: Outlook oder Thunderbird?

In puncto Sicherheit kann keiner der beiden Clients den anderen übertreffen. Beide Clients weisen ein hohes Maß an Datensicherheit auf. Zudem sind jegliche Sicherheitseinstellungen bei beiden Clients individuell stark anpassbar.

Was die Benutzerführung angeht, muss man sich aber deutlich für Outlook aussprechen. Zwar benötigt es für Outlook ein wenig mehr Zeit, ehe man sich in dem Programm zurechtfindet, jedoch ist das gesamte Programm mit seinen Funktionalitäten letztlich deutlich übersichtlicher und aufgeräumter, sobald es aktiv genutzt wird.

Ein weiterer, herausstechende Punkt liegt in den Funktionalitäten. Zwar weist Thunderbird ebenfalls Funktionen wie Kalender oder Aufgabenmanagement auf, jedoch nur in abgespeckter Variante. Der Funktionsumfang ist hierbei bei Outlook deutlich höher. Außerdem versorgt Microsoft den Kunden regelmäßig mit Aktualisierungen Outlooks und erweitert die Bedienbarkeit und den Funktionsumfang der Software. Thunderbird bietet zwar ebenfalls Updates, jedoch sind diese bei weitem nicht so fortschrittlich wie die Outlooks. Während Outlook stetig Funktionen innoviert, zeichnen sich die Updates Thunderbirds seit 2012 nur durch verbesserte Stabilität aus. Alle anderen Funktionen werden, anders als bei Outlook, nicht weiterentwickelt.

Ohne Frage ist Thunderbird ebenfalls ein Client, bei dem es sich lohnt, ihn in Betracht zu ziehen—aber eben nur für den privaten Anwender mit wenig Bedarf. Sobald ein hohes Maß an Organisation, Struktur und Terminen anfällt, wird Thunderbird unübersichtlich und das Arbeiten mit dem Client wird schwierig.

Anders ist es hier bei Outlook: zwar benötigt der Client ein wenig Orientierungszeit, jedoch überzeugt Outlook mit seinem weiten Funktionsumfang und der Übersichtlichkeit. Zusätzlich versorgt Microsoft seine Kunden regelmäßig mit innovativen Updates bezüglich der Funktionsweise und Sicherheit. Kein anderer Client ist so gut strukturiert wie Outlook und bietet dabei dieses Maß an Funktionen, Stabilität und Sicherheit. Besonders für Unternehmen und Selbstständige ist Outlook die optimale Lösung zum Arbeiten.

Software-Eule empfiehlt Ihnen daher für das erfolgreiche Arbeiten die Anwendung von Microsoft Outlook.