Der Ausbruch der Coronavirus-Pandemie im Jahr 2020 hat viele Bereiche unseres Lebens verändert und sich auch auf berufliche Aspekte ausgewirkt, wodurch Monitoring Software immer relevanter wird. Ein großer Teil der Unternehmen ist dazu übergegangen, aus der Ferne zu arbeiten, was ihnen eine kontinuierliche Arbeit ermöglicht. Die größte Herausforderung für Manager war und ist in vielen Fällen die Aufrechterhaltung der Effizienz der Mitarbeiter, die im Büro bleiben. Monitoring Software, mit der Mitarbeiter überwacht und die Datensicherheit laufend überprüft werden kann, trägt zur Optimierung der Unternehmensprozesse bei. 

Monitoring Software – grundlegende Informationen

Monitoring Software (Monitoring Freeware) ist nichts anderes als ein Programm, mit dessen Hilfe es möglich ist, die Aktivitäten von Computern, die an ein bestimmtes Netzwerk angeschlossen sind, zu verfolgen sowie die Aktionen ihrer Benutzer zu überprüfen. Kurz gesagt: Mit Überwachungssoftware können Sie überprüfen, wie ein Computerbenutzer sein Gerät benutzt. Mithilfe dieser kann ein Netzwerkadministrator sehen, welche Anwendungen ein Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit nutzt und feststellen, ob die von ihm besuchten Anwendungen mit der Arbeitstätigkeit verbunden sind.

Tools dieser Art sind äußerst wichtig für Manager und Personalverantwortliche, die die tatsächliche Effizienz von Mitarbeitern untersuchen und so die Produktivität steigern und die Optimierung ihrer Projekte verbessern können. Der Einsatz von Überwachungssoftware ermöglicht es unter anderem, diejenigen Aktivitäten zu identifizieren, die zu viel Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen, und so deren ineffektive Wirkung auszuschließen. 

Monitoring Windows – für die reibungslose Funktionalität von Windows-Servern

Monitoring Windows spielt eine wichtige Rolle, wenn es um Pannen und technische Störungen bei Mitarbeitern im Homeoffice oder im Büro geht. Durch das Monitoring des Windows-Servers können Fehler des Servers lokalisiert und gelöst werden, was langfristig für eine bessere Server-Performance sorgt und Frust aufseiten der Mitarbeiter und Kunden minimiert.

Zudem kann durch Monitoring Windows der Status der im Netzwerk des Unternehmens aktiven Geräte überprüft werden. Neben der auf dem Gerät verwendeten Programme und Anwendungen können somit Probleme mit der Hardware, wie CPU oder RAM identifiziert werden. Auch Netzwerkprobleme werden hier sichtbar und können aus der Ferne behoben werden.

Monitoring Software für die Sicherheit unternehmensinterner Prozesse

Überwachungssoftware hilft nicht nur dabei, die Effizienz der Mitarbeiter zu verbessern und die Erfüllung ihrer Aufgaben zu kontrollieren. Es sei darauf hingewiesen, dass speziellere Programme dieser Art auch gefährliche Aktivitäten für die Organisation verhindern können. In diesem Fall werden Aktivitäten, die aus Sicht des Administrators unerwünscht sind, blockiert und der Administrator erhält Warnungen über mögliche Gefahren. Insofern kann Monitoring Software auch als Antivirus fungieren.

Die Installation von Überwachungsprogrammen auf den Computern der Mitarbeiter stößt oft auf Widerstand und Kontroversen. Es sei jedoch daran erinnert, dass die den Mitarbeitern anvertrauten Geräte Eigentum des Unternehmens sind und die Überwachung selbst völlig legal ist, solange sie nicht die Würde und die persönlichen Rechte ihrer Benutzer verletzt, wie z. B. das Briefgeheimnis. Der Arbeitgeber sollte seine Mitarbeiter aber über die auf ihren Computern installierte Software und die Funktionen, die sie haben, informieren.

Die Bedeutung von Monitoring Software geht über den professionellen Bereich hinaus. Auch im Privatleben gibt es nützliche Anwendungen für Monitoring Freeware. Viele von ihnen analysieren die Zeit, die auf bestimmten Websites verbracht wird, und zeigen so, welche Websites am meisten Zeit in Anspruch nehmen und von beruflichen sowie privaten Verpflichtungen ablenken. Diese Art von Programmen kann auch für Eltern nützlich sein, die Informationen über die Online-Aktivitäten ihrer Kinder erhalten möchten und so Inhalte blockieren können, die sie als schädlich erachten. 

Monitoring Tools im Vergleich

Es gibt heute viele verschiedene Programme auf dem Markt, die darauf abzielen, Windows zu überwachen. Dies ist heute die beliebteste Art von Betriebssystem, sodass die meisten der verfügbaren Lösungen volle Kompatibilität mit verschiedenen Versionen von Windows, wie z. B. Windows 11 bieten. Heutzutage gibt es eine breite Vielfalt an kostenpflichtiger Monitoring Software, und die Wahl einer bestimmten Lösung sollte sich am Bedarf des jeweiligen Unternehmens orientieren. Eine der einfachsten Lösungen sind Anwendungen, die sich ausschließlich auf die Messung der Arbeitszeit konzentrieren. Diese Art der Monitoring Software bieten Managern keinen Einblick in die von den Mitarbeitern ausgeführten Tätigkeiten, aber sie ermöglicht eine schnelle und effiziente Erfassung der Arbeitszeit der im Unternehmen beschäftigten Personen. Der Einsatz dieser Art von Monitoring Software ist relativ kostengünstig, wie das Beispiel der kanadischen Anwendung VeriClock zeigt. Die Kosten für die Installation der Monitoring Software auf einen Mitarbeiter betragen in diesem Fall 5 €.

Hochentwickelte Monitoring Software zur Überwachung der Computer von Mitarbeitern verfügt über mehr Funktionen. Sie gibt nicht nur die Anfangs- und Endzeiten an, sondern ermöglicht es Ihnen auch zu verfolgen, welche Aktivitäten Ihre Mitarbeiter durchführen. Monitoring Software wie TimeCamp und ActivTrack zeigen nicht nur die von den Mitarbeitern besuchten URLs an – sie machen auch Screenshots, die den Managern zeigen, womit sich ihre Mitarbeiter gerade beschäftigen. Solche Tools können auch die Projektarbeit erheblich effizienter gestalten: Manager können Teams bilden und ihnen bestimmte Mitarbeiter sowie Aufgaben zuweisen und deren Erledigung zeitlich festlegen. Viele Überwachungsprogramme verfügen auch über eine Berichtsfunktion, die Managern klare Informationen über die Teamleistung liefert. Diese Informationen können bei der Planung zukünftiger Projekte sehr nützlich sein. Wenn ein Teammanager weiß, wie lange es im Durchschnitt dauert, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, kann er die Arbeit entsprechend planen und eine realistische Auftragsfrist festlegen.

Einige der auf dem Markt erhältlichen Monitoring Softwares konzentrieren sich nicht nur auf die Messung der Arbeitszeit und die Anzeige der Effizienz der Mitarbeiter, sondern helfen auch bei der Kontrolle der internen Sicherheitsverfahren. Die richtigen Programme können unter anderem dazu beitragen, das Risiko von Datenverlusten oder Datenklau zu minimieren. Sie sind in der Lage, den Administrator zu alarmieren, wenn ein externes Laufwerk an den Computer angeschlossen wird, das auf die Absicht eines Mitarbeiters hinweisen könnte, Geschäftsdaten zu entnehmen. Monitoring Software bietet auch die Möglichkeit, Warnmeldungen zu erstellen, die dem Administrator angezeigt werden, wenn ein Computerbenutzer eine unerwünschte Aktion durchführt, z. B. wenn eine verdächtige Website besucht wird oder vertrauliche Daten freigegeben werden. Andere Monitoring Softwares ermöglichen es, das System aus der Ferne zu sperren, um das Risiko von Datenverlusten oder das Herunterladen gefährlicher Dateien auf den Computer zu verhindern. Zu diesen Anwendungen gehören beispielsweise ActivRec und Teremind.

Monitoring Software Open Source für mehr Flexibilität

Monitoring Software Open Source ist eine spezielle Art von Monitoring Software. Programme dieser Art zeichnen sich durch das Vorhandensein von offenem Code aus, was in der Praxis bedeutet, dass jeder, der ein Tool mit einer Open-Source-Lizenz heruntergeladen oder gekauft hat, es so weit wie möglich nach den eigenen Bedürfnissen verändern und verbessern kann. Der neue Besitzer der Monitoring Software Open Source kann ihr legal Funktionen und Merkmale hinzufügen, die in der ursprünglichen Version nicht enthalten waren. Diese Situation ist vor allem für Unternehmen von Vorteil, die erfahrene Programmierer beschäftigen – anstatt eine kostenpflichtige Version eines fortgeschrittenen Programms mit Top-Down-Funktionen zu kaufen, können solche Unternehmen eine billigere oder völlig kostenlose Monitoring Software herunterladen und diese vollständig an ihre internen Bedürfnisse anpassen. 

Monitoring Software – die Anschaffung lohnt sich

Monitoring Software kann in vielen modernen Unternehmen und Organisationen eine wichtige Rolle spielen. Einerseits vereinfacht sie die gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung erheblich und ermöglicht die Messung der Leistung der Mitarbeiter, andererseits hilft sie dabei, potenzielle systemische Risiken zu erkennen. Solche Anwendungen und Programme erleichtern die Organisation von Fernarbeit, die von qualifizierten Fachkräften oft bevorzugt wird, erheblich und eröffnet neue Wege für eine gesteigerte Effizienz moderner Unternehmen.