Dank der schnellen Entwicklung der Technologie werden immer mehr Angelegenheiten aus der Ferne erledigt. Selbst Dokumente können mittlerweile mithilfe der digitalen Unterschrift elektronisch signiert werden. Das macht den Authentifizierungsprozess bei einer Vielzahl bürokratischer Angelegenheiten schnell und bequem. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Signatur besteht die digitale Unterschrift aus digital gespeicherten Daten, die mit dem zu signierenden Inhalt verknüpft werden. Dieses Verfahren ermöglicht es, die Person zu identifizieren, die ein bestimmtes Dokument unterzeichnet hat. Es gibt verschiedene Arten von digitalen Unterschriften. 

Arten von digitalen Unterschriften

Zum einen gibt es die qualifizierte elektronische Unterschrift, die am sichersten ist und die gleiche bindende Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier hat. Darüber hinaus gibt es die vertraute Profilsignatur, d. h. ein Profil, das für Kontakte mit der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Sein Inhaber wird durch die Verknüpfung mit einem Bankkonto verifiziert. Zuletzt gibt es die qualifizierte elektronische Signatur, die z. B. in Adobe Acrobat Reader oder in Office-Anwendungen wie Microsoft Word erstellt werden kann, indem Sie eine digitale Unterschrift mit der Maus zeichnen, sie auf der Tastatur eintippen oder ein Foto einer echten Unterschrift importieren.

Merkmale der qualifizierten elektronischen Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige digitale Unterschrift, die dieselbe Rechtskraft hat wie eine handschriftliche Unterschrift. Es wird mit einem speziellen qualifizierten Zertifikat bescheinigt, das die Überprüfung der Person, die es ausstellt, ermöglicht und Informationen über diese Person enthält. Die digitale Unterschrift enthält den Vornamen, den Nachnamen und die Steueridentifikationsnummer der Person. Im Falle der qualifizierten elektronischen Signatur werden all in der digitalen Unterschrift enthaltenen Informationen auf das zu unterzeichnende Dokument „geklebt“ und sind das wichtigste Element zur Identifizierung des Unterzeichners. Im Gegensatz zu einer physischen Unterschrift muss die digitale Unterschrift nicht grafisch dargestellt und nicht auf dem Dokument vermerkt werden. Eine Musterunterschrift, die als „Faksimile“ bezeichnet wird, sowie Daten, die in das Dokument eingefügt werden, dienen lediglich der Verschönerung.

In dem Computersystem, das digitale Unterschriften liest, wird der Benutzer hauptsächlich anhand der Steueridentifikationsnummer erkannt. Bei Unstimmigkeiten beim Lesen der in der elektronischen Signatur enthaltenen Daten erkennt das System Fehler. Wenn Sie nicht über die Steueridentifikationsnummer verfügen, kann das System in vielen Fällen, wie z. B. bei der Unterzeichnung von Briefen an das Finanzamt oder die Gesundheitskasse, einen Fehler feststellen und die Unterzeichnung des Dokuments wird unmöglich.

Die Gültigkeitsdauer des Zertifikats einer solchen digitalen Unterschrift beträgt ein, zwei oder drei Jahre, je nach Wahl des Auftraggebers. Der Kauf für einen Zeitraum von einem Jahr ist am kostengünstigsten, aber die Wahl hängt auch davon ab, ob Sie es langfristig benötigen.

Digitale Unterschrift rechtssicher – technische Fragen

Man unterscheidet zwischen drei Arten von qualifizierten Signaturen, basierend auf ihrer „Position“ bezüglich der zu signierenden Daten:

• Interne Signatur (umgeben von Daten)
• Umgebende Signatur
• Externe Signatur

Diese Signaturen unterscheiden sich auch im Format, in dem sie erscheinen:

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatur) dient zum PDF-Signieren von PDF-Dateien durch Anschluss eines persönlichen USB-Tokens und Eingabe einer PIN

XAdES (XML Advanced Electronic Signature), mit der eine Unterschrift mithilfe eines speziellen Computerprogramms in verschiedene Arten von Dokumenten eingefügt werden kann. Ein USB-Stick mit einer kryptografischen Karte wird an den Computer angeschlossen, die PIN wird eingegeben und das System lädt eine nicht signierte Datei herunter.

Qualifizierte Signatur – Vorlage auf Dokumenten

Je nach Seriosität des zu unterzeichnenden Dokuments kann das grafische Erscheinungsbild der digitalen Unterschrift individuell gestaltet werden. Microsoft Office Lens bietet beispielsweise die Möglichkeit, ein Foto des Stempels, der Daten oder der Umschreibung zu machen, die später auf das Dokument gesetzt wird. Diese Bilddatei (oder Dateien, wenn wir verschiedene Versionen der Unterschrift haben wollen) kann infolgedessen als PDF gespeichert werden und wird nach der Übertragung auf den Computer in das Programm SmartSign importiert. Ist das getan, können die Grafiken im Zuge signierter Briefe verwendet werden.

Microsoft Office Lens ist seit 2021 nicht mehr für die Nutzung mit gängigen Betriebssystemen wie Windows 11 ausgelegt – Microsoft empfiehlt die Nutzung der iOS- oder Android-Version.

Wie erstelle ich eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die Einholung einer gewöhnlichen digitalen Unterschrift ist mit keinerlei Formalitäten verbunden. Im Falle einer digitalen Unterschrift mit qualifizierter Signatur ist die Situation komplizierter – sie kann bei einem der zertifizierten Anbieter erworben werden, von denen Sie eine Liste auf der Website des Nationalen Zertifizierungszentrums finden. Nach einem ersten Gespräch mit dem Berater des Unternehmens wird ein Termin vereinbart, bei dem eine bevollmächtigte Person die Identität der Person prüft, woraufhin die entsprechenden Daten in das System eingegeben werden. Sobald das Unternehmen ein Zertifikat ausgestellt hat, erhält die Person ein Gerät, mit dem sie Dokumente beglaubigen kann.

Die Bestandteile einer qualifizierten Signatur sind in der Regel wie folgt: eine spezielle kryptografische Karte, auf der das qualifizierte Zertifikat gespeichert ist, ein Kartenlesegerät, das an den Computer angeschlossen wird und entsprechende Software.

Unterschiede zwischen vertrauenswürdigem Profil und qualifizierter e-Signatur

• Die elektronische Signatur ist im Gegensatz zum vertrauenswürdigen Profil, das wir hauptsächlich für Kontakte mit der Verwaltung verwenden, in jedem Bereich unseres Lebens rechtsgültig.
• Das vertrauenswürdige Profil ist nur innerhalb unseres Landes anwendbar, während die digitale Unterschrift grenzüberschreitend ist, d. h. auch außerhalb von Deutschland funktioniert. Sie kann in allen Ländern der Europäischen Union verwendet werden.
• Die qualifizierte elektronische Signatur bietet auch laufende technische Unterstützung, da es sich um ein kostenpflichtiges Tool handelt, das wir von einem bestimmten Unternehmen erwerben. Bei dem vertrauenswürdigen Profil müssen wir uns selbst darum kümmern.
• Mit der e-Signatur werden Dinge schneller erledigt. Bei einer kostenpflichtigen e-Signatur haben wir die Möglichkeit, das Dokument zu faksimilieren, wodurch die Unterschrift besser aussieht.
• Eine Person kann nur ein vertrauenswürdiges Profil haben, aber mehrere elektronische Signaturen, jede für eine andere Art von Ausgabe.

Hauptvorteile einer elektronischen Signatur

• Sicherheit – aufgrund der Tatsache, dass die Daten, aus denen eine qualifizierte elektronische Signatur besteht, viel schwieriger zu erfassen sind als eine Unterschrift auf Papier. 
• Bequemlichkeit – dank des elektronischen Formulars haben Sie die Möglichkeit, Dokumente mithilfe der digitalen Unterschrift von überall aus rechtssicher digital zu unterschreiben. Dazu müssen Sie lediglich ein zertifiziertes Gerät mit sich führen. So können Dateien, die mehrere Signaturen erfordern, dank der digitalen Unterschrift sofort zwischen Personen übertragen werden.
• Kostengünstig – da zum Unterzeichnen mit der digitalen Unterschrift kein Entwurf ausgedruckt werden muss, wird Geld als auch Zeit gespart.
• Ökologie – der Verzicht auf physische Ausdrucke auf Papierblättern schont zudem die Umwelt

Die digitale Unterschrift als moderne Form der Signatur

In den letzten Jahren haben viele traditionelle Alltagslösungen ihren Ersatz in digitaler Form gefunden, und die digitale Unterschrift ist definitiv ein Beispiel dafür. Sie bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die es zu einer bequemeren und sicheren Alternative machen. Die digitale Unterschrift stellt eine Revolution dar, wenn es um die Erledigung von Formalitäten geht – vor allem, wenn diese aus der Ferne erfolgen sollen.